Digitale Archivierung ist mehr als Dateien auf einer Festplatte speichern. Die GoBD stellen klare Anforderungen an die revisionssichere Archivierung — besonders für E-Rechnungen ab 2025. Hier erfahren Sie, was wirklich zählt.
Digitale Archivierung nach GoBD bedeutet, dass elektronische Dokumente — insbesondere Rechnungen — so gespeichert werden, dass sie:
Unveränderbar
Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden
Vollständig
Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen archiviert werden
Nachvollziehbar
Jede Aktion am Dokument muss protokolliert werden
Langfristig
Rechnungen 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre aufbewahren
✗ Rechnungen einfach im Windows-Ordner speichern
Keine Unveränderbarkeit, keine Zugriffskontrolle, keine Protokollierung
✗ Rechnungen als E-Mail-Anhang im Postfach belassen
E-Mails können gelöscht oder verändert werden — kein GoBD-konformes Archiv
✗ XRechnung ausdrucken und XML löschen
Das XML muss im Original erhalten bleiben — Papier ersetzt keine E-Rechnung
✗ Rechnungen in Dropbox oder Google Drive ablegen
Keine revisionssichere Archivierung, keine Garantie der Unveränderbarkeit
✗ Nur PDF speichern, XML-Daten verwerfen
Bei ZUGFeRD muss das eingebettete XML erhalten bleiben
Originalformat erhalten
XRechnungen als XML, ZUGFeRD als PDF/A-3 mit eingebettetem XML speichern. Nie das Original konvertieren oder löschen.
Unveränderbarkeit sicherstellen
Kryptografische Prüfsummen (SHA-256 Hash) beim Archivieren berechnen und speichern. So kann jederzeit nachgewiesen werden, dass das Dokument unverändert ist.
Audit-Trail führen
Jede Aktion protokollieren: Wer hat das Dokument erstellt, wann wurde es versendet, wann als bezahlt markiert? Dieser Audit-Trail ist der GoBD-Nachweis.
Aufbewahrungsfristen einhalten
Rechnungen 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre aufbewahren. Löschsperre während der Aufbewahrungspflicht aktivieren.
Maschinelle Auswertbarkeit sichern
Daten müssen in strukturierter Form exportiert werden können — DATEV-Format oder GoBD-Export als ZIP-Archiv mit Index-Datei.
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 entstehen neue Anforderungen an die Archivierung:
RechnungNova übernimmt die GoBD-konforme Archivierung automatisch — für alle Pläne, auch kostenlos:
| Anforderung | Free | Business+ |
|---|---|---|
| Originalformat-Speicherung | ||
| SHA-256 Prüfsumme pro Rechnung | ||
| 10 Jahre Aufbewahrung automatisch | ||
| Löschsperre während Aufbewahrungsfrist | ||
| Audit-Log aller Aktionen | — | |
| GoBD-Export ZIP-Archiv | — | |
| DATEV-Export CSV | — |
GoBD-konforme digitale Archivierung ist kein Hexenwerk — aber es erfordert die richtige Software. Einfache Dateiordner oder Cloud-Speicher reichen nicht. Mit RechnungNova sind alle Anforderungen automatisch erfüllt — auch im kostenlosen Plan.
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