Wie lange müssen Sie Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen aufbewahren? Die GoBD und das HGB schreiben klare Fristen vor — ein Verstoß kann bei der Betriebsprüfung teuer werden. Hier sind alle Fristen auf einen Blick.
Wichtig
Die Aufbewahrungsfristen beginnen immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist — nicht mit dem Datum des Dokuments selbst.
| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | § 147 AO |
| Jahresabschlüsse / Bilanzen | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Inventare | 10 Jahre | § 147 AO |
| Kassenberichte / Kassenbücher | 10 Jahre | § 147 AO |
| Geschäftsbriefe (empfangen) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe (versendet) | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| E-Mails mit Geschäftsinhalt | 6 Jahre | § 147 AO |
| Verträge | 6 Jahre | § 147 AO |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 AO |
Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Beispiel:
📄 Rechnung ausgestellt am: 15. März 2025
📅 Fristbeginn: 31. Dezember 2025
🗓️ Aufbewahrung bis: 31. Dezember 2035 (10 Jahre)
Ja — und das ist der Kern der GoBD. Digitale Dokumente müssen im Originalformat aufbewahrt werden:
Verwerfung der Buchführung
Das Finanzamt kann die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen
Schätzung der Einkünfte
Das Finanzamt schätzt die Besteuerungsgrundlagen — meist zu Ihren Ungunsten
Bußgelder
Bis zu €250.000 bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht
Strafrechtliche Folgen
Bei vorsätzlicher Vernichtung steuerlich relevanter Unterlagen
RechnungNova speichert alle Rechnungen automatisch GoBD-konform:
Die wichtigste Regel: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, Geschäftsbriefe 6 Jahre — immer im Originalformat. Mit RechnungNova ist die gesetzeskonforme Archivierung automatisch für alle Pläne — auch kostenlos.
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