Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind das BMF-Schreiben, das regelt, wie deutsche Unternehmen ihre digitale Buchführung führen müssen. Hier sind alle Anforderungen verständlich erklärt.
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 28. November 2019, das die steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen an die elektronische Buchführung konkretisiert. Sie gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen in Deutschland — unabhängig von Größe oder Branche.
Kurz gesagt: Die GoBD definieren, was eine ordnungsgemäße digitale Buchführung ausmacht. Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt, ob Ihr Unternehmen diese Anforderungen erfüllt.
Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden. Keine Buchung ohne Beleg — kein Beleg ohne Buchung.
Beispiel: Jede ausgestellte und empfangene Rechnung muss im System erfasst sein.
Richtigkeit
Alle Buchungen müssen inhaltlich korrekt sein. Fehler müssen erkennbar korrigiert werden — ohne dass die ursprüngliche Buchung unkenntlich gemacht wird.
Beispiel: Stornierungen müssen als solche erkennbar sein, nicht einfach gelöscht werden.
Zeitgerechtigkeit
Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen. Die GoBD empfehlen in der Regel eine Erfassung innerhalb von 10 Tagen.
Beispiel: Eingangsrechnungen sollten innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt gebucht werden.
Ordnung
Buchungen müssen geordnet und systematisch erfasst werden. Das System muss übersichtlich und nachvollziehbar strukturiert sein.
Beispiel: Rechnungen nach Datum, Nummer und Geschäftspartner geordnet ablegen.
Unveränderbarkeit
Buchungen und Belege dürfen nach der Erfassung nicht mehr ohne Protokollierung verändert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Beispiel: Rechnungen dürfen nicht überschrieben werden — Stornierungen stattdessen.
Nachvollziehbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen können. Der Weg von der Buchung zum Beleg muss jederzeit zurückverfolgbar sein.
Beispiel: Audit-Trail: Wer hat wann welche Rechnung erstellt, gesendet, als bezahlt markiert?
Maschinelle Auswertbarkeit
Das Finanzamt muss die Buchführungsdaten maschinell auswerten können. Daten müssen in einem standardisierten Format exportiert werden können.
Beispiel: DATEV-Export oder GoBD-Export als strukturiertes ZIP-Archiv.
GoBD-konform bedeutet, dass Ihre Buchführungssoftware und Ihre Prozesse alle 7 Grundprinzipien erfüllen. In der Praxis heißt das:
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 werden die GoBD-Anforderungen noch wichtiger: XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. PDF/A-3) archiviert werden. Ein simples PDF-Archiv reicht nicht mehr aus.
Eine XRechnung darf nicht einfach ausgedruckt und das XML gelöscht werden. Das XML muss erhalten bleiben — das ist GoBD-Pflicht.
| GoBD-Prinzip | RechnungNova |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle Rechnungen zentral gespeichert, keine Lücken |
| Richtigkeit | KoSIT-Validierung bei jeder Rechnung |
| Zeitgerechtigkeit | Sofortige Archivierung bei Erstellung |
| Ordnung | Fortlaufende Rechnungsnummern, strukturierte Ablage |
| Unveränderbarkeit | SHA-256 Prüfsumme + Löschsperre während Aufbewahrungsfrist |
| Nachvollziehbarkeit | Audit-Log aller Aktionen (Business+) |
| Maschinelle Auswertbarkeit | GoBD-Export ZIP + DATEV-Export CSV (Business+) |
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